การจัดซื้ออย่างชาญฉลาด

ในปัจจุบันเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานในสถานประกอบการเกือบทุกแห่ง ต่างมีภาระหน้าที่ที่ยุ่งเหยิงตลอดเวลา หลายคนต้องทำงานแข่งกับเวลาจนเกือบไม่ได้เงยหน้าพูดจาปราศัยกับเพื่อนร่วมงาน หนึ่งในบรรดางานเหล่านั้นก็คืองานจัดซื้อจัดหา โดยเฉพาะถ้าเป็นงานจัดซื้อจัดหาในภาคอุตสาหกรรมที่มีเรื่องเทคนิคเข้ามาเกี่ยวข้อง ความเที่ยงตรงแม่นยำ การนำไปใช้งานอย่างถูกต้องตามลักษณะงาน ต้องบอกว่าเป็นภาระที่หนักอึ้งทีเดียว บทความนี้ได้ถูกถ่ายทอดจากผู้เชี่ยวชาญซึ่งถือว่าเป็นกูรูในด้านการจัดซื้อจัดหา เป็นที่ยอมรับอย่างสูงในวงการ สิ่งที่จะกล่าวต่อไปนี้เป็นกลยุทธ์อันชาญฉลาด (Smart Purchasing) ในการจัดซื้อจัดหาทางอุตสาหกรรม ซึ่งมีข้อพิจารณาต่างกับการจัดซื้อจัดหาสิ่งของทั่วไปเป็นอย่างมาก เรามาดูกันว่าความแตกต่างนี้เป็นอย่างไร

การบริหารจัดการซัพพลายเออร์ (Concept) แน่นอนว่าการทำงานของฝ่ายจัดซื้อเต็มไปด้วยความกดดันเรื่องราคาหรือต้นทุน การลดต้นทุนมีหลายวิธี แต่วิธีที่แย่ที่สุด คือ การกดราคาซัพพลายเออร์อย่างไม่ลืมหูลืมตา แบบที่เรียกว่า “Win – Lose Solution” ผู้รู้ในวงการจัดซื้อทั่วไปต่างก็แนะนำไปในทิศทางเดียวกันว่า การจะลดต้นทุนอย่างยั่งยืน (Sustainable Cost Saving) ต้องเจรจาต่อรองในรูปแบบของพันธมิตรธุรกิจ หรือ Business Alliance อย่างนี้จึงจะเป็น “Win–Win Solution”

ซัพพลายเออร์เป็นคู่ค้าต้นน้ำที่สำคัญมาก (Upstream Chain) ความบกพร่องของเขาอาจส่งผลกระทบมาถึงเราอย่างคาดไม่ถึง ท่านคงจำข่าวใหญ่ในอดีตที่ดังไปทั่วโลกได้ เช่น บริษัท จอห์นเดียร์ฯ เจ้าพ่อรถแทร็กเตอร์หมดเงินไปกว่า 340 ล้านเหรียญ เพราะถูกเรียกค่าเสียหายอันเกิดจากข้อบกพร่องของชิ้นส่วนที่รับมาจากซัพพลายเออร์ บริษัท โซนี่ อิเล็กทรอนิกส์ฯ หมดเงินไปกว่า 429 ล้านเหรียญ ในการเรียกคืนแบตเตอรี่โน้ตบุ๊กคอมพิวเตอร์กว่า 9 ล้านก้อน เนื่องจากปัญหาด้านคุณภาพ บริษัทรถยนต์ไครสเล่อร์ในอเมริกา Shutdown โรงงานไป 4 โรง เพราะซัพพลายเออร์ไม่สามารถส่งของได้ เมื่อปัญหาอันเกิดจากซัพพลายเออร์สามารถทำให้เกิดผลกระทบมาถึงเราอย่างหนักหนาสาหัสเช่นนี้ วิธีดีที่สุดคือการป้องกันไม่ใช่รอให้เกิดปัญหาแล้วค่อยมาตามแก้ไข หรือคิดว่าจะปรับเงินจากซัพพลายเออร์เมื่อเขาผิดสัญญา ใครก็ตามที่เลือกจับคู่กับซัพพลายเออร์ได้ถูกต้องเหมาะสมก็ได้เปรียบคู่แข่ง แต่จะเลือกอย่างไรล่ะคงเป็นคำถามที่ต้องการคำตอบ

ซื้อของต้องดู TCO นักจัดซื้อมืออาชีพมักยึดหลักในการพิจารณาซัพพลายเออร์เพื่อตัดสินใจซื้อสินค้าหรืออุปกรณ์ที่ต้องการ ไม่ควรสนใจอยู่ที่ราคาเพียงอย่างเดียวแต่ต้องสนใจประเด็นอื่นๆประกอบกันไปด้วยอย่างรอบด้าน จึงจะถือว่ารอบคอบและมีความฉลาด โดยเฉพาะวัตถุดิบและอุปกรณ์การผลิตที่มียอดการใช้จ่ายสูง และความเสี่ยงหรือผลกระทบต่อธุรกิจสูงการพิจารณาประเด็นที่เกี่ยวข้องเช่นนี้เรียกกันว่า TCO หรือ “Total Cost of Ownership” แปลว่า “ต้นทุนและค่าใช้จ่ายรวมที่จะได้สินค้ามาครอบครอง” นักจัดซื้อจึงมีหน้าที่เสาะแสวงหาซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพในด้านต่างๆ โดยใช้หลักการ QCDS เป็นข้อพิจารณาซึ่งน่าจะเป็นทางเลือกที่ดี

1. Q-Quality (คุณภาพสินค้า) การจัดซื้อที่ต้องเปรียบเทียบคุณสมบัติและคุณภาพของสินค้าในการนำไปใช้งานที่ต่างกัน ราคาถูกกว่าไม่ได้แปลว่าดีกว่า แต่ต้องพิจารณาความคุ้มค่าหรือประสิทธิภาพเมื่อแปลเป็นต้นทุนต่อชิ้น คุณภาพตรงตามความต้องการ โดยเฉพาะสินค้าที่มีข้อกำหนด (Specification) ละเอียดยุ่งยาก ก็ควรระมัดระวังฝีไม้ลายมือของผู้ผลิตว่าทำได้ตรงตามที่เราต้องการหรือไม่ เพราะหากมีปัญหาเรื่องความด้อยคุณภาพแม้จะมีการรับรองหรือรับประกันว่าจะเอาของมาเปลี่ยนให้ใหม่ได้ก็ตามเถอะ สุดท้ายปัญหาก็ตกกับเราอยู่ดี

2. C-Cost or Price (ราคาหรือต้นทุน) แน่นอนว่าถ้าซื้อของที่เหมือนกัน 100% ก็ต้องคิดถึงราคาเป็นหลัก สมมุติว่า บริษัท ก. ขายสินค้าชิ้นละ 100 บาท ส่วนบริษัท ข. ขายสินค้าชนิดเดียวกันในราคา 95 บาท แน่นอนเราก็คงซื้อจากบริษัท ข. เพราะราคาถูกกว่า แต่อย่าเพิ่งด่วนสรุปควรดูประเด็นอื่นประกอบกันไปด้วย เช่นการบริการหลังการขายมีมากน้อยเพียงใด การให้ความรู้ความเข้าใจในด้านเทคนิคมีหรือไม่ สิ่งเหล่านี้จะให้ความคุ้มค่า คุ้มราคามากกว่า

3. D-Delivery (ระยะเวลาการส่งมอบ) นักจัดซื้อมักเรียกกันติดปากว่า Lead Time เช่น บริษัท ก. แม้จะขายในราคาแพงกว่า แต่สามารถส่งของได้ทันทีเพราะจัดเก็บ Stock ไว้พร้อมเสมอ คงต้องให้เครดิตเรื่องนี้เป็นพิเศษเพราะการเตรียมสต็อกอย่างเพียงพอถือเป็นภาระที่สูงมาก ส่วนบริษัท ข. อาจขายในราคาถูกกว่าแต่ต้องใช้เวลารอหลายอาทิตย์หรือเป็นเดือน กรณีเช่นนี้ผู้จัดซื้อก็ต้องพิจารณาเอาเองว่าจะเลือกซื้อจากใครดี หากรู้สภาพตนเองว่ามักซื้อของแบบเร่งด่วนเป็นประจำก็ต้องเลือก ก. แทนที่จะเลือก ข. ที่สำคัญกว่านั้นการส่งมอบไม่ตรงเวลา ทำให้ต้องมีการติดตามทวงถาม ซึ่งต้องบอกว่าเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายมาก บางกรณีก็ใจหายใจคว่ำเพราะหากสินค้าเข้ามาไม่ทัน ก็จะเกิดความเสียหายใหญ่หลวงเช่นเครื่องจักรต้องหยุดเดิน ผลผลิตไม่เป็นไปตามเป้าหมายและอาจถูกปรับเป็นต้น สำหรับเรื่องนี้ผู้จัดซื้อควรประเมิน Supplier แต่ละรายจากผลงานที่ผ่านมาซึ่งทำได้ไม่ยาก

4. S-Services (บริการ) การให้บริการที่มีมาตรฐานคุณภาพสูงรวมถึงบริการหลังการขาย บ่อยครั้งที่บริษัทผู้ขายไม่ทำตามเงื่อนไขที่รับปากไว้ในขณะเสนอขายมักยกเหตุผลต่างๆ นาๆ มาอ้าง ทางฝ่ายจัดซื้อจึงต้องคาดคั้นให้แน่ใจก่อนที่จะลงมือซื้อจากใครก็ตาม ซึ่งหมายถึงว่าจะต้องมีการเจรจา อาจถึงขั้นมีการปรับหากไม่สามารถทำได้ตามข้อตกลง โดยปกติแล้วคงต้องการให้ผู้ขายปฏิบัติตามสัญญามากกว่าหวังจะได้ค่าปรับจากการผิดสัญญา นักจัดซื้อจึงต้องสืบเสาะประวัติการทำงานของบริษัทผู้ขายให้มั่นใจก่อนการตัดสินใจเลือก

ตามที่ได้กล่าวข้างต้นแล้วทั้ง 4 ประเด็น “TCO” จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องพิจารณาเป็นอันดับแรกดังนั้นจึงไม่แปลกเลยที่บางครั้งนักจัดซื้อมืออาชีพตัดสินใจเลือกซื้อสินค้าจากผู้ขายรายที่มีราคาแพงกว่า นั่นก็เพราะเขาไม่ดูเฉพาะราคาเพียงอย่างเดียว แต่พิจารณาปัจจัยอื่นนอกจากราคาด้วยว่ารายใดจะให้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่ากว่ากัน ในส่วนของการบริการในสินค้าภาคอุตสาหกรรมต้องถือเป็นเรื่องที่สำคัญยิ่ง เพราะบริการที่ดีกว่าย่อมให้ประโยชน์และก่อให้เกิดประสิทธิผล ลดต้นทุนการผลิต ซึ่งเป็นความมุ่งหวังของทุกองค์กร สุดท้ายอยากตอกย้ำให้เกิดความเข้าใจก็คือความสามารถและความพร้อมของซัพพลายเออร์แต่ละรายจะไม่มีทางเท่ากันเด็ดขาด ดังนั้นการตัดสินใจเลือกซัพพลายเออร์ที่มีคุณสมบัติที่ดีกว่าจึงเป็นความชาญฉลาดสำหรับผู้ทำหน้าที่จัดซื้ออย่างแท้จริง